Een huisartsenpraktijk / gezondheidscentrum in Rotterdam vroeg de hulp van Teamscore! in bij ‘het managen’ van de praktijk. Het bekende beeld: een aantal op hun patiënten gerichte huisartsen (vast, ingehuurd en in opleiding) en een goed op elkaar ingespeelde groep assistenten. Waarbij iedereen 8 uur per dag of meer de focus heeft op de patiënt.
Waarbij er geen ruimte meer is voor personeelszaken, procesmanagement (laat staan Lean), automatisering of optimalisatie van het inkoop- en procurement proces. Waarbij iedereen zijn (en haar) stinkende best doet, maar er geen of (te) weinig structuur is. Want: wie is nu waar verantwoordelijk voor? En waardoor er bij iedereen het idee leeft ‘dat het beter kan’.
Teamscore! heeft in een tweedaagse analyse (observaties, interviews, deskresearch) de werkelijke problematiek in kaart gebracht, geanalyseerd en besproken. Daarnaast heeft Teamscore! een plan van aanpak opgesteld dat structuur zal brengen in deze praktijk.
Wat hebben we gedaan?
- Vaststellen wie waarvoor verantwoordelijk is en de medewerker daar nogmaals op wijzen
- Resultaat afspraken vastleggen en bespreken met de medewerkers
- Opstellen competentiematrix en daaruit voortvloeiend opzetten van functioneringsgesprekken
- Herwaarderen controle mechanismen en daar waar nodig opnieuw beschrijven en be- en vastleggen (bijvoorbeeld het elke dag op een vast tijdstip controleren en bijwerken van de inventaris van de artsen spreekkamers)
- Overleg structuur aanbrengen (op vaste momenten vaste overleggen, altijd met een vaste agenda en met gebruik van een actie- en besluitenlijst)
- Bespreken en vastleggen van kwaliteits- en werkafspraken, bijvoorbeeld over ‘dubbele afspraak per patiënt’.
Wat is het resultaat:
- Iedereen weet wat er van hem en haar wordt verwacht en op welk tijdstip
- Werkzaamheden gestructureerd worden uitgevoerd
- Er is een cultuur aan het ontstaan waarin men elkaar kan en durft aan te spreken
- Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden zijn opnieuw belegd en vastgelegd en besproken
- Competenties van de medewerkers zijn in kaart gebracht en deze zullen input vormen voor het Persoonlijk Ontwikkel Plan, en de jaarlijkse beoordelingscyclus
Het vervolg:
- Een keer per maand komen wij op verzoek van de huisartsen/eigenaren een dag terug om ‘officemanagement’ uit te voeren: hoe loopt het, houdt iedereen zich aan zijn taken, zijn er nog zaken die we niet hebben opgepakt die nog niet lekker lopen, enz.